Quelques conseils pour faciliter la gestion des notes de frais
La note de frais est un document contenant l’ensemble des dépenses effectuées par le salarié en accomplissant une mission pour le compte de l’entreprise. Cela inclut généralement les frais d’hébergement, de restauration et surtout de déplacement. Il pourra donc par la suite en demander le remboursement auprès son employeur.
Rationaliser la gestion des dépenses grâce à des cartes de payement
La gestion des notes de frais fait partie des plus grandes préoccupations des employeurs, car ils ne sont jamais à l’abri des fraudes et des détournements en tout genre. En effet, les employés en mission peuvent gonfler les factures. Par conséquent, le contrôle de ces justificatifs relève d’une importance capitale. Ce procédé permet de mieux gérer les dépenses et de rentabiliser les activités.
Plusieurs solutions peuvent être envisagées pour simplifier ce processus. De plus en plus d’enseignes décident par exemple d’utiliser des cartes bancaires. Ces dernières facilitent la validation des notes de frais. Effectivement, ces moyens de payement sont liés à un système informatisé. En se servant d’un logiciel dédié à cet effet, on peut rapidement vérifier toutes les transactions effectuées à partir de la carte remise à l’employé. Il n’est donc plus nécessaire d’examiner minutieusement les justificatifs fournis par le salarié. Ce qui permet de gagner du temps tout en ne laissant rien au hasard.
Une gestion efficace des dépenses
Se servir d’un outil de gestion des dépenses présente de nombreux avantages. Vois plus d’explications sur Spendesk. Hormis le gain de temps déjà abordé plus haut, cela permet également de réduire les coûts. Il est courant que certains employés ou encore des départements soient plus dépensiers que d’autres. Il est crucial de responsabiliser tous les collaborateurs afin de ne pas dilapider les finances de la société. Dans ce contexte, un tableau de bord bien conçu donne la possibilité de connaitre exactement la situation financière de l’établissement au moment voulu. Un bilan des dépenses effectuées peut être produit à tout moment. Grâce à ce document, on peut réprimander les éléments les moins consciencieux et ainsi accroître les marges de la compagnie.
Afin d’obtenir des cartes de payement associées à un système de gestion informatisée, les intéressés peuvent contacter certains prestataires. Depuis quelques années, des professionnels proposent des cartes corporate et virtuelles aux enseignes qui en ont besoin. Les packs s’adressent aussi bien aux PME qu’aux multinationales. Pour connaitre les formules proposées, il suffit de consulter le site internet de ces entreprises. Les services offerts restent abordables et peuvent s’adapter aux activités de la société concernée.