Journal PME

La loi du 15 juillet 2008 marque un tournant dans l’externalisation des archives publiques. Là où seules les archives éliminables à terme pouvaient être confiées à un prestataire externe, c’est désormais tout ou partie des archives courantes ou intermédiaires (présentant ou non un intérêt historique) qui sont concernées. Cette opération est toutefois conditionnée par la prise en charge des archives par un prestataire ayant obtenu un agrément pour la conservation d’archives publiques (qu’elles soient physiques ou électroniques). Les producteurs d’archives doivent de leur côté adresser une déclaration préalable à l’externalisation à destination de l’administration des archives. Le projet de contrat entre les 2 parties est également étudié.

Obtenir l’agrément d’une durée de 3 ans

C’est le ministre chargé de la Culture et de la Communication qui se charge de délivrer l’agrément par un arrêté. Ce dernier est valable pour une durée de 3 ans (archivage électronique) ou 5 ans (archivage physique) pour un site donné. La société d’archivage souhaitant en bénéficier doit adresser un dossier au Service interministériel des Archives de France (Siaf). Un contrôle des pièces et une inspection des locaux sur place son effectués. L’arrêté est délivré si le prestataire répond aux exigences requises en termes de conditions de sécurité et de conservation des documents notamment. A noter que les locaux doivent obligatoirement se trouver sur le territoire français. On comprend l’intérêt d’encadrer strictement l’activité d’archivage car c’est la seule garantie de pérennité dans le cas particulier des archives publiques. Dans le cas des archives privées, il est de l’initiative de charge producteur d’archive de se renseigner sur les garanties présentées par la société en charge de l’archivage. Certains archivistes ont pignon sur rue, d’autres ne bénéficient pas d’autant de notoriété. Dans tous les cas, il importe de s’assurer que le contrat et la proposition qui est faite correspond véritablement aux exigences et aux besoins du commanditaire.

La déclaration préalable

Pour revenir à l’externalisation des archives publiques, du côté des producteurs d’archives, une déclaration de dépôt doit être effectuée. Doivent apparaître les objectifs et la durée de l’opération mais aussi la liste et les dates des archives déposées ainsi que leur volume. Cette déclaration s’accompagne du projet de contrat pour observation. Celui-ci est règlementé et contient obligatoirement des clauses relatives aux archives (nature et support), assurances, prestations attendues, modalités de restitution des documents à la fin du contrat voire garanties en cas de défaillance du prestataire.

Quelles sont les clauses du contrat de dépôt d’externalisation d’archives publiques courantes et intermédiaires ?
1° La nature et le support des archives déposées
2° La description des prestations réalisées : contenu des services et résultats attendus
3° La description des moyens mis en œuvre par le dépositaire pour la fourniture des services
4° Les dispositifs de communication matérielle et d’accès aux archives par le déposant
5° Si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l’égard du déposant
6° Une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du dépositaire
7° Les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d’un engagement de destruction intégrale des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat
8° Une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l’activité de conservation
9° Les polices d’assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées ; le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d’application de la clause de délaissement
10° La durée du contrat et les conditions d’un éventuel renouvellement.
Voir l’exemple des archives Départementales de Loire-Atlantique
http://archives.loire-atlantique.fr/upload/docs/application/pdf/2014-01/externaliser_conseilspratiques_administrations.pdf

Textes officiels sur la réglementation SIAF :

• Code du patrimoine : Circulaire AD 97-1 du 16 janvier 1997.
• Articles L. 212-4-II et R. 212-23 et suivants du Code du patrimoine.
• Article R212-20 du Code du patrimoine.
• Article R.212-22 du Code du patrimoine.
• (relatifs au dépôt d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet).
• Loi n°2008-126 du 19 décembre 2008.
• Code de la santé publique : articles L 1111-8, R 1111-9 à R 1111-15-1 et R 1111-16 (relatifs à l’hébergement des données de santé à caractère personnel par des personnes physiques ou morales agréées à cet effet).
• Arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée.