Pourquoi utiliser un module EDC ?

modele EDC

Aujourd’hui, la dématérialisation figure comme une solution innovante et efficace pour les entreprises dans le traitement de tous leurs documents comptables. On arrive à l’ère du digital, où la numérisation des dossiers est devenue une pratique courante et de plus en plus démocratisée. C’est dans ce contexte qu’intervient le module EDC, conçu pour la dématérialisation des documents sortants.

Le module EDC en quelques mots

Le modèle EDC par définition constitue une solution de dématérialisation globale des documents sortants au sein d’une entreprise. Ce sont par exemple les factures, les contrats ou encore les bulletins de paie. Le plus souvent, ce module sert à prendre en charge le traitement des factures de fournisseurs dans le respect total des réglementations en vigueur en Europe et bien entendu en France.

Le module EDC peut également être utilisé dans la gestion des formats XML et PDF, tout en suivant les normes préconisées par l’organisation GSI. Il assure la conduite de l’inventaire des boîtes, des dossiers et des bandes magnétiques. L’outil est parfaitement adapté pour conserver l’intégrité du contenu. Pour ce faire, il intègre les certificats de signature électronique RGS des Autorités de Confiance ou AC.

Et enfin, ce module propose un archivage et un horodatage. Lorsqu’on procède au transfert de document par le biais de celui-ci, il est possible de le réaliser soit en passant par un site spécifique, soit en l’effectuant manuellement. Une fois la transmission réalisée, le destinataire reçoit un e-mail, qui est assorti d’un autre à suivre. Quand il clique sur le lien, le fichier horodaté s’ouvre directement dans le cadre d’une connexion sécurisé. L’expéditeur quant à lui reçoit un accusé de réception accompagné d’une traçabilité de lecture.

Les avantages de l’utilisation du module EDC

Dans un premier temps, la grande praticité du module est le premier avantage à mettre en avant. L’outil permet en effet d’assurer un transfert rapide des factures, tout en les conservant en intégrité au sein d’un coffre-fort digital.

La procédure est parfaitement sécurisée et reste entièrement confidentielle, c’est-à-dire qu’elle va garantir l’identité du signataire. De même, seuls les destinataires et les expéditeurs connaissent le contenu. Dès que quelqu’un a accès au dossier, celui-ci est directement tracé, peu importe qui l’aurait ouvert.

Ensuite, le module EDC répond impeccablement aux besoins de l’entreprise. En fonction de ses attentes, il est possible de choisir entre la conservation ou la destruction des documents une fois qu’ils ont été téléchargés. Quand la facture est dématérialisée, les échanges peuvent être convenablement sécurisés et il en est de même des procédures comptables. À chaque instant, le destinataire ou l’expéditeur pourra avoir accès aux pièces et effectuer toutes les vérifications nécessaires pour l’imputation de celle-ci. Le logiciel permettra par ailleurs de procéder au stockage des archives au niveau d’un serveur centralisé.